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INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE/2ÈME COMPLÉMENT D'INFORMATION – RÉCEPTION DE L'HÔTEL CARDEX

I.- Qui est responsable du traitement de vos données?

Responsable 1 :

Le responsable du traitement de vos données est l'« Hôtel » (comme il convient de le nommer dans l'e-mail reçu)


Responsable 2 :

Le responsable supplémentaire du traitement de vos données est Barceló Gestión Hotelera, S.L. (ci-après désigné comme « BGH », « Barceló » ou « Barceló Gestión Hotelera ») Josep Rover Motta 27, 07006 de Palma de Mallorca.

Cette clause ne définit pas une coresponsabilité dans le traitement des données par les entités indiquées.

Si vous avez une question relative à la protection des données, vous pouvez vous adresser au Bureau de Protection des données du Groupe Barceló à dpo@barcelo.com

II.- Dans quel but et avec quelle légitimité traitons-nous vos données?

BGH informe la personne intéressée que ses données seront traitées par Barceló aux fins suivantes : 

1. Gestion de la réservation et services sous-traités
.

Pour pouvoir gérer la réservation reçue par la centrale ou par un canal étranger et adressée à Barceló Gestión Hotelera (à titre d'exemple, Expedia, Booking, Agences ou Voyagistes auxquels le client a fait appel), l'Hôtel a besoin de certaines informations du client comme le prénom, les noms, l'adresse, le DNI, le passeport ou le document d'identification équivalent, l'e-mail, le numéro de téléphone ou la date de naissance. Cette information sera utilisée pour vous assigner le séjour demandé ou un autre service demandé différent de celui de l'hébergement (p. ex., événements, célébrations, congrès).

Au cas où le client demande à l'Hôtel des services spécifiques (p. ex., services de SPA ou services médicaux) en fournissant des données relatives à sa santé, l'Hôtel part du principe que l'information est communiquée volontairement par le client puisqu'il n'existe pas de demande préalable de cette information. Ces données personnelles seront traitées uniquement pour gérer la demande du client. Cependant, l'Hôtel demande le consentement de celui-ci pour pouvoir traiter cette information.

De même pour les prestations de services de l'Hôtel nécessitant le traitement de données de tiers en lien avec le client (p. ex., parents, accompagnants), le client garantit la véracité de l'information fournie concernant les tiers susmentionnés et l'exécution de son devoir d'informer sur la communication des données à l'Hôtel et l'obtention du consentement pour le traitement des données.

Légitimation
: ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat. 


2. Traitement des données de mineurs. Si le traitement des données personnelles d'une personne mineure s'avère nécessaire pour la gestion du service, l'Hôtel demandera l'autorisation à ses représentants légaux lorsque le mineur ou la mineure est âgé(e) de moins de 14 ans et si le traitement des données personnelles est nécessaire pour l'exécution des services demandés par les représentants légaux du mineur ou de la mineure. Cette autorisation est destinée au traitement nécessaire des donnés du mineur ou de la mineure pour la prestation des services demandés (p. ex., services d'animation, mini-club, garderie).


Légitimation : ce traitement est nécessaire pour l'exécution du contrat. Toutefois, si le mineur ou la mineure est âgé(e) de moins de 14 ans, l'Hôtel demandera une autorisation de son représentant légal pour le traitement de ses données personnelles.

3. Exécution des obligations de nature comptable, légale et administrative.

Légitimation : ce traitement est nécessaire pour l'exécution du contrat. 

4. 
Communication de l'information fournie à Barceló Gestión Hotelera et aux hôtels du réseau de Barceló pour la personnalisation de produits. Avec le consentement du client, l'Hôtel dans lequel il séjourne, communiquera l'information fournie par celui-ci à Barceló Gestión Hotelera et aux sociétés propriétaires des hôtels appartenant au réseau de Barceló pour proposer à ses clients des services personnalisés à l'avenir. Cette information se révèle très utile pour Barceló et pour ses hôtels et a pour objectif offrir à ses clients des produits personnalisés en fonction de leurs intérêts commerciaux démontrés en utilisant les services proposés par les hôtels. Ainsi, l'expérience du client peut être améliorée lors de futurs séjours.

Cette communication peut supposer la réalisation de transferts internationaux de données lorsque l'Hôtel destinataire des données se trouve hors de l'Union Européenne. Dans tous les cas, BGH a adopté la sécurité appropriée pour le transfert internationaux des données vers les Hôtels mentionnés par la signature des Clauses Contractuelles Type.

Légitimation :
ce traitement sera uniquement effectué si le client donne son consentement. Le client pourra retirer son consentement en suivant les instructions indiquées au paragraphe VI.

5. Gestion de réclamations de clients.
L'Hôtel traitera les données se trouvant dans les réclamations des clients uniquement pour les transmettre et pour offrir des réductions ou conditions plus avantageuses sur des séjours ultérieurs et ainsi compenser les préjudices subis par le client à l'Hôtel.

Dans ce cas, l'information relative à la réclamation peut être communiquée à Barceló Gestión Hotelera pour proposer au client une solution satisfaisante. Dans le même but et en supposant que le client peut avoir subi un préjudice indemnisable, BGH communiquera cette information à l'organisme assureur pour gérer le sinistre subi par le client.

Légitimation
: ce traitement est nécessaire pour l'exécution du contrat. 

6.  Communication de données à Barceló Gestión Hotelera pour le service à la clientèle
. Barceló Gestión Hotelera dispose d'un service à la clientèle pour trouver des solutions aux demandes adressées par les clients ou clients potentiels. Ce service est destiné aux informations préexistantes à la réservation, aux questions qui peuvent surgir concernant la réservation effectuée ou encore en rapport avec les services proposés par les hôtels. Dans ce cas, les demandes adressées par les clients à l'Hôtel pourront être déviées vers Barceló Gestión Hotelera pour assurer une gestion centralisée au niveau du Groupe.

Légitimation
: ce traitement est nécessaire pour l'exécution du contrat.


7. 
Communication de données à Barceló Gestión Hotelera à des fins administrativesL'Hôtel pourra communiquer les données de ses clients à BGH à des fins comptables, d'audits internes ou d'évaluations internes commerciales. Puisque l'Hôtel traitera uniquement ces données dans le but de mener à bien des procédures administratives, statistiques, évaluations internes commerciales ou audits à niveau entrepreneurial, le client ne sera en aucun cas pénalisé par les traitements susmentionnés ni au niveau de ses droits en matière de protection des données. L'Hôtel procèdera à la communication des données susmentionnée en se basant sur son intérêt légitime et pour ainsi pouvoir améliorer la prestation de ses services.


8. Remise de sondages de qualité. Le client dispose de formulaires dans lesquels il peut compléter des sondages en restant anonyme ou en s'identifiant. Dans ce dernier cas, l'Hôtel traitera l'information du client participant au sondage et son opinion pour l'amélioration des services de l'Hôtel pouvant la communiquer à Barceló Gestión Hotelera dans le but d'améliorer nos services au niveau du Groupe autant à l'Hôtel de référence que dans les autres hôtels. Cette information pourra également être communiquée à des fins commerciales en se basant sur ce qui est prévu sous la finalité 3 du présent paragraphe pour autant que le client ait donné son consentement à cette fin.

Légitimation : ce traitement est basé sur l'intérêt légitime de l'Hôtel. Le client pourra toujours s'opposer à recevoir ce type de communications en suivant les instructions indiquées au paragraphe VI.


9. 
Contrôles pour la détection d'activités frauduleuses. Pour assurer le contrôle et le suivi des actions pouvant constituer une fraude, l'Hôtel informe qu'il procède à une analyse des transactions effectuées dans l'Hôtel pour identifier et analyser de manière plus détaillée les actions susceptibles d'être considérées comme frauduleuses.  Dans ce cas, l'Hôtel pourrait porter cette information à la connaissance de Barceló Gestión Hotelera en tant que conseiller juridique de l'hôtel.

Légitimation :
ce traitement est basé sur l'intérêt légitime de l'Hôtel puisqu'il mène un contrôle et un suivi de toutes les opérations effectuées par ses clients pour la détection de possibles actions frauduleuses dans le cadre des transactions effectuées durant le processus contractuel. Le client pourra s'opposer au traitement de données en suivant les instructions indiquées au paragraphe VI.


10. Communication de vos données aux Forces et Services de Sécurité. L'Hôtel est tenu légalement de communiquer l'information relative aux clients séjournant dans les chambres aux Forces et Services de Sécurité qui traiteront l'information selon leurs propres finalités et légitimations.


Légitimation :ce traitement sera effectué conformément aux dispositions légales appliquées à l'Hôtel selon la Loi Organique 4/2015 du 30 mars relative à la protection de la sécurité des citoyens, la Convention de Schengen et l'Ordonnance INT/1922/2003 du 3 juillet sur le registre des livres et pièces d'entrée de voyageurs dans des établissements hôteliers et similaires.

11. Procédures judiciaires ou administratives. Face à de possibles procédures judiciaires ou administratives découlant des services proposés ou fournis par l'Hôtel, celui-ci traitera uniquement l'information nécessaire pour présenter des allégations opportunes, exercer son droit à la défense ou interposer les réclamations qu'il juge adéquates en fonction des faits.

Légitimation
: ce traitement est basé sur des obligations légales conformes aux normes administratives (surtout selon le Code de Procédure Administrative Commune) ou sur le besoin impératif pour que l'Hôtel puisse exercer son droit légitime à la tutelle juridictionnelle effective autant dans son droit de se défendre que dans le dépôt de réclamations judiciaires qu'il estimera opportunes en se basant sur le Code de Procédure Civile ou sur le Code de Procédure Pénale.

12. Gestion des incidences du système. l'Hôtel traitera uniquement l'information nécessaire pour gérer toute incidence signalée ou détectée par l'Hôtel lui-même par ses propres moyens (y compris les incidences pouvant être détectés par ses prestataires de services). Ce traitement des données sera uniquement réalisé dans le but de résoudre l’incident et résoudre les problèmes en découlant. L'Hôtel a un intérêt légitime dans la prévention de la sécurité de ses actifs informatiques, tout comme apporter une solution aux incidents risquant la dite sécurité ou la continuité de la prestation des services proposés à ses clients.

Légitimation : ce traitement est nécessaire pour la satisfaction des intérêts légitimes de l'Hôtel. Le client pourra s'opposer au traitement de ses données à ces fins à tout moment en suivant les instructions indiquées au paragraphe VI.

13. Traitement de données relatives à la vidéosurveillance
. Ce traitement sera effectué selon la clause informative relative à la vidéosurveillance disponible pour le client sur demande à la réception.

14. Traitement des donnés de l'Application Barceló. Le traitement sera réglementé par la Politique de confidentialité de l'Application.

BGH vous enverra un lien par e-mail qui vous permettra de télécharger l'Application Barceló. Grâce à l'Application Barceló, le client disposera de l'information générale de l'Hôtel et de la marche à suivre pour demander l'information des différents services proposés par l'Hôtel.

Légitimation : ce traitement se fonde sur l'intérêt légitime de l'Hôtel étant donné que si le client télécharge l'Application Barceló, il aura à sa disposition les informations relatives à l'Hôtel.

III.- À quelles fins et avec quelle légitimation Barceló Gestión Hotelera traite-t-elle les données du client?

1. Envoi de communication commerciales par n'importe quel canal contenant des offres relatives aux produits et/ou services suivants :

· Ceux qui ont déjà été acquis à l'Hôtel.

· Ceux dont le client peut bénéficier à l'Hôtel (p. ex., l'ameublement de la chambre réservée).

· Ceux en rapport avec le tourisme et les loisirs comme les activités culturelles, excursions, événements sportifs, etc.

Suivant l'information reçue par BGH de la part de l'Hôtel, les données personnelles pourront être traitées pour l'élaboration des profils(p. ex., préférences de produits consommés à l'Hôtel, sondages dûment remplis à l'Hôtel, ...) dont les résultats permettent la confection et analyse de produits personnalisés à travers la segmentation en groupes distincts en rapport avec des modèles communs. Les profils susmentionnés seront uniquement utilisés pour vous envoyer des communications personnalisées concernant les produits et services susmentionnés. Ce traitement n'affectera pas les communications commerciales que BGH envoie au client et qui sont fondées sur son intérêt légitime comme il est indiqué dans la clause informative fournie par BGH lors de la réservation d'un Hôtel du réseau de Barceló par le biais de ses propres canaux (site web, téléphone, e-mail).

Légitimation :ce traitement sera uniquement effectué si BGH a obtenu le consentement du client, sauf si celui-ci est client de BGH et a déjà acquis des services auprès de cette entité. Le client pourra retirer son consentement en suivant les instructions indiquées au paragraphe VI.

2. Gestion de réclamations de clients.Pour gérer de manière centralisée les réclamations que le client dépose en lien avec les services souscrits dans les hôtels, BGH recevra les informations relatives à la réclamation déposée à l’hôtel dans le but de traiter ladite réclamation et de proposer une solution adaptée au client par le biais de réductions ou de conditions plus avantageuses sur de futurs séjours et ce, afin de compenser les préjudices subis. C’est pourquoi BGH a besoin d’accéder aux informations fournies par le client à l’hôtel afin de répondre au mieux à la réclamation déposée.Le cas échéant et si la réclamation est considérée comme un préjudice indemnisable par le client, BGH communiquera cette information à l'organisme assureur engagé par BGH pour gérer le sinistre subi par le client.

Légitimation :
ce traitement est nécessaire pour l'exécution du contrat avec l'Hôtel selon la description de la présente finalité concernant le traitement effectué par BGH.

3. Service à la clientèle. BGH dispose d'un service à la clientèle pour apporter des solutions aux demandes faites par les clients ou client potentiels concernant des questions sur les services proposés par les hôtels.

Légitimation :
ce traitement est nécessaire pour l'exécution du contrat avec l'Hôtel selon la description de la présente finalité concernant le traitement effectué par BGH.

4. Contrôle de la réputation en ligne
. Suivant l'information reçue de l'Hôtel, BGH pourra vérifier les évaluations de clients se trouvant sur des sites web comme TripAdvisor et autres sites web de ce genre pour surveiller sa réputation en ligne et pouvoir ainsi prendre des décisions commerciales visant une amélioration continue de ses services et pouvant aller jusqu'à prendre contact, en cas d'expériences négatives, pour proposer des solutions. BGH a un intérêt légitime à améliorer ses services et à protéger sa marque.

Légitimation :
ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime de BGH à surveiller la réputation de sa marque sur Internet et pouvoir apporter des solutions aux réclamations et plaintes se trouvant sur les sites susmentionnés. Le client aura le droit de s'opposer à ce traitement de données personnelles en suivant les instructions indiquées au paragraphe VI.

5. Activation de l'utilisateur sur myBarceló. BGH traitera uniquement l'information identificatrice nécessaire pour rendre possible l'activation de l'utilisateur sur sa plateforme myBarceló pour que l'utilisateur puisse bénéficier des certaines réductions sur les produits de BGH, consulter l'information relative aux hôtels ou encore bénéficier de services uniquement réservés aux utilisateur de myBarceló.

Le cas échéant, les utilisateurs qui atteignent le niveau myBarceló Unique pourraient :

recevoir des cadeaux spéciaux pour compenser l'utilisation des bénéfices et conditions spéciales qu'offre myBarceló.

· Fournir les données personnelles d'un tiers pour que celui-ci puisse bénéficier de réductions sur les produits BGH.

Si l'utilisateur veut s'inscrire en s'identifiant par Facebook, Google + ou Twitter, il doit savoir que ces entités nous fourniront l'information concernant son identification (prénom, noms et/ou ID du réseau en question) ainsi que l'information que l'utilisateur veut partager au moment de formaliser son activation par le biais de ce moyen.

Légitimation
: ce traitement sera uniquement effectué si BGH dispose du consentement de l'utilisateur.

Sans préjudice de ce qui précède, BGH enverra aux utilisateur des cadeaux spéciaux. Unique se fonde sur un intérêt légitime en considérant le lien entre BGH et l'utilisateur et l'utilisation de la part de l'utilisateur des conditions spéciales qu'offre myBarceló. L'utilisateur a le droit de s'opposer à ce traitement de données personnelles à tout moment en suivant les instructions indiquées au paragraphe VI.

Au cas où le niveau utilisateur unique fournisse des données personnelles d'un tiers selon ce qui est indiqué dans ce paragraphe, l'utilisateur garantit la véracité de l'information communiquée à BGH, en avoir informé ce tiers et obtenu son consentement exprès pour la divulgation de ses données.

En s’inscrivant au programme de fidélisation de myBarceló, l’utilisateur recevra un SMS lui offrant la possibilité de s’abonner au Programme d’alertes SMS de BGH, BGH Alerts. Ce programme envoie aux utilisateurs abonnés des alertes SMS, concernant les actualisations de leurs séjours et des alertes relatives aux promotions et au panier abandonné. Pour s’inscrire au programme BGH Alerts, l’utilisateur doit être inscrit au Programme de Fidélisation MyBarceló et répondre par OUI au SMS reçu, pour confirmer sa souscription au programme BGH Alerts. Pour demander l’aide du Programme, les utilisateurs devront envoyer le mot HELP par SMS. Pour demander L' Annulation du Programme, l’utilisateur doit envoyer le mot STOP par SMS. L’utilisateur abonné au Programme BGH Alerts recevra deux messages par mois approximativement. Le tarif de données et/ou des messages que votre opérateur pratique pourra s’appliquer.

Légitimation :ce traitement sera uniquement effectué si BGH dispose du consentement de l'utilisateur en envoyant YES confirmant ainsi son inscription au Programme.

6. Traitement de données de l'Application Barceló. Ce traitement est réglementé par la Politique de confidentialité de l'Application

7. 7. Traitement des données relatives à l'accès au réseau Wi-Fi fournie par BGH
: ce traitement sera uniquement effectuée selon la politique de confidentialité acceptée par le client en utilisant les services Wi-Fi proposés par les hôtels.

 

IV.- Pendant combien de temps conserverons-nous vos données ?

Les données personnelles auxquelles nous accédons seront traitées durant la relation contractuelle. Après cela, l'Hôtel conservera les données personnelles bloquées une fois la relation contractuelle terminée pour les mettre à disposition des Administrations Publiques compétentes, Juges et Tribunaux ou du Ministère Fiscal pendant le délai de prescription des actions qui auraient pu découler de la relation établie avec le client et/ou les délais de conservation prévus par la loi. L'Hôtel procédera à la suppression physique de ses données une fois les délais écoulés.

Pour sa part, BGH traitera uniquement l'information fournie par l'Hôtel en se basant sur l'exécution du contrat ou sur un intérêt légitime, selon le cas, en la conservant jusqu'à ce que BGH ait pu remplir les exigences pour lesquelles elles ont été recueillies.

D'autre part, BGH conservera l'information tant que le client n'aura pas retiré son consentement ou fasse valoir son droit à la suppression pour les données traitées par BGH et recueillies par l'Hôtel avec le consentement du client.

Dans tous les cas, une fois les finalités remplies, le consentement retiré ou le droit à la suppression exercé, autant BGH que l'Hôtel conserveront les données personnelles dûment bloquées pour répondre à des possibles demandes des Administrations Publiques et Judiciaires conformément à la réglementation régissant la protection des données en vigueur.

V.- À qui communiquerons-nous vos données ?

L'Hôtel pourra communiquer les données à :

· BGH et sociétés propriétaires des hôtels du réseau de Barceló. Cette communication peut supposer la réalisation du transfert international de données selon ce qui a déjà été mentionné.

· Organismes Publiques compétents, Juges et Tribunaux, surtout, les Forces et Services de Sécurité de l'État.

· En dehors des communications de données antérieures, l'Hôtel compte avec la collaboration de tiers fournisseurs de services qui ont accès aux données personnelles des clients et qui traitent les données concernées au nom et pour le compte de BGH selon ce qui est prévu par la prestation de services. Concrètement, l'Hôtel sollicitera la prestation de services de fournisseurs tiers qui exercent leur activité à titre indicatif et non pas limitatif dans les secteurs suivants : assistance juridique, entreprises de services professionnels multidisciplinaires, entreprises fournissant des services technologiques, entreprises fournissant des services informatiques.

Barceló Gestión Hotelera
pourra communiques les données à :

. Courtage en assurances et sociétés d'assurance de BGH au cas où le client subit un préjudice indemnisable.

· Organismes Publiques compétents, Juges et Tribunaux.

·En dehors des communications de données antérieures, l'Hôtel compte avec la collaboration de tiers fournisseurs de services qui ont accès aux données personnelles des clients et qui traitent les données concernées au nom et pour le compte de BGH selon ce qui est prévu par la prestation de services. Concrètement, BGH contractera des prestations de services par des fournisseurs tiers exerçant leur activité, à titre indicatif et non limitatif, dans les secteurs suivants : conseil juridique, sociétés de services professionnels pluridisciplinaires, sociétés prestataires de services technologiques, sociétés prestataires de services informatiques scientifiques. Parmi les fournisseurs recensés se trouve Salesforce Inc., établissement situé aux États-Unis et adhérent au Privacy Shield.

VI.- Quels sont vos droits lorsque vous nous fournissez vos données ?

S'il le souhaite, le client peut exercer les droits d'accès, rectification et suppression de données, il peut aussi demander la limitation du traitement de ses données personnelles, s'y opposer, demander la portabilité de ses données et de ne pas faire l'objet de décisions individuelles automatisées.

Dans tous les cas, le client est informé que la gestion des demandes concernant l'exercice des droits relatifs au traitement des données personnelles seront traitées par le Délégué à la Protection des Données (Delegado de Protección de Datos) situé à Josep Rover Motta, 27, 07006, à Palma de Mallorca ou alors en envoyant un e-mail à l'adresse suivante :dpo@barcelo.com et en joignant à cette demande la copie de votre carte d'identité (DNI), numéro d'identification fiscale (NIF) ou tout autre document officiel vous identifiant.


Le client pourra retirer son consentement en suivant la procédure indiquée au paragraphe antérieur pour les traitements se basant sur l'obtention de son consentement.

VII - Comment avons-nous obtenu vos données ?

L'Hôtel a reçu l'information concernant le client par :

(i) Barceló Gestión Hotelera si les services de l'Hôtel ont été demandés par le site web de BGH, les canaux téléphoniques ou par e-mail.


(ii) Tiers étrangers à BGHarceló comme tour opérateurs, agences ou entités comme Expedia, Booking ou semblables.

VIII - Quelle est l’autorité devant laquelle vous pouvez exercer vos droits ?

Le client peut adresser une réclamation à l'Agence Espagnole à la Protection des Données (Agencia Española de Protección de Datos) suivant la réponse qu'il a reçue de l'hôtel et de Barceló Gestión Hotelera.

Dans tous les cas, le client est informé que la gestion des réclamations concernant le traitement des données personnelles seront traitées par le Délégué à la Protection des Données (Delegado de Protección de Datos) de Barceló Gestión Hotelera, S.L. situé à Josep Rover Motta, 27, 07006, à Palma de Mallorca ou alors en envoyant un e-mail à l'adresse suivante :dpo@barcelo.com et en joignant à cette demande la copie de votre carte d'identité (DNI), numéro d'identification fiscale (NIF) ou tout autre document officiel vous identifiant.

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