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INFORMACIÓN ADICIONAL/2ª CAPA DE INFORMACIÓN – RECEPCIÓN DEL HOTEL - CARDEX

I.- ¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

Responsable 1:

El responsable del tratamiento de sus datos es el “Hotel” (tal como viene definido en el email recibido)


Responsable 2:

El responsable del tratamiento de sus datos, además, es Barceló Gestión Hotelera, S.L. (en adelante en lo que respecta a este documento, “BGH”, “Barceló” o “Barceló Gestión Hotelera”) con domicilio social en c/ Josep Rover Motta, 27, 07006, de Palma de Mallorca.

Este clausulado no define corresponsabilidad en el tratamiento de los datos por parte de las entidades indicadas.

Si tiene alguna consulta relativa a protección de datos puede dirigirse a la Oficina de Protección de datos del Grupo Barceló a través del correo dpo@barcelo.com

II.- ¿Con qué finalidad y legitimación tratamos sus datos?

BGH informa al interesado que sus datos serán tratados por Barceló, con las siguientes finalidades: 

1. Gestión de la reserva y servicios contratados
.

Para poder gestionar la reserva recibida por la central o por un canal ajeno a Barceló Gestión Hotelera (a título ejemplificativo, Expedia, Booking, Agencias o Turoperadores con los que el cliente haya contratado), el Hotel precisa la recepción de determinada información del cliente, como: nombre, apellidos, domicilio, DNI, pasaporte o documento identificativo equivalente, correo electrónico, número de teléfono o fecha de nacimiento. Esta información será utilizada para asignarle la estancia solicitada u otro servicio solicitado diferente al servicio de alojamiento (p.ej., eventos, celebraciones, congresos).

En caso de que el cliente solicite al Hotel servicios específicos (p.ej., servicios de SPA o servicios médicos) facilitando datos relativos a su salud, dicho Hotel entiende que la información referida es comunicada voluntariamente por el cliente, puesto que no existe petición previa de esta información. Estos datos personales únicamente serán tratados para gestionar la petición del cliente. No obstante, el Hotel solicitará el consentimiento del interesado para el tratamiento de esta información.

Del mismo modo, en el caso que para la prestación de los servicios del Hotel resultase necesario el tratamiento de datos de terceros relacionados con el cliente (p.e.: familiares, acompañantes), dicho cliente garantiza la veracidad de la información facilitada sobre los mencionados terceros, así como el cumplimiento del deber de haber informado sobre la comunicación de sus datos al Hotel y, en su caso, haber obtenido su consentimiento para el tratamiento de los mismos.

Legitimación
: Este tratamiento es necesario para la ejecución del contrato. 


2. Tratamiento de datos de menores. En caso los datos personales relativos a persona menor de edad deban ser tratados para la gestión del servicio, el Hotel solicitará la debida autorización de sus representantes legales cuando dicho menor de edad tenga una edad inferior a 14 años, si bien el tratamiento de su información personal resulta necesaria para satisfacer los servicios solicitados por los representantes legales del menor. Esta autorización se entenderá extendida al tratamiento de datos del menor necesario para la prestación de servicios que le incumban (p.ej., servicios de animación, mini-club, guardería).


Legitimación: Este tratamiento es necesario para la ejecución del contrato. No obstante, en caso de que el menor tenga una edad inferior a 14 años, el Hotel solicitará autorización de su representante legal para el tratamiento de sus datos personales.

3. Cumplimiento de las obligaciones de índole contable, legal, fiscal y administrativa.

Legitimación: Este tratamiento es necesario para la ejecución del contrato. 

4. 
Comunicación de la información generada en el Hotel a Barceló Gestión Hotelera y a los hoteles de la red de Barceló para la personalización de productos. Bajo consentimiento del cliente, el Hotel, con el objetivo de personalizar los servicios que pueda ofrecer en el futuro a sus clientes, comunicará a Barceló Gestión Hotelera y a las sociedades titulares de los hoteles que forman parte de la red de Barceló, la información generada por parte del cliente en uso de los servicios ofrecidos en el Hotel en el cual el cliente se hospede. Esta información resulta de gran utilidad para Barceló y sus hoteles de cara a ofrecer a sus clientes productos personalizados en función de los intereses comerciales mostrados en utilización de los servicios ofrecidos en los hoteles, de tal forma que pueda mejorarse la experiencia del cliente en ulteriores contrataciones.

Esta comunicación puede suponer la realización de transferencias internacionales de datos cuando el Hotel destinatario de los datos se encuentre ubicado fuera de la Unión Europea. En cualquier caso, BGH ha adoptado las garantías adecuadas para regular las trasferencias internacionales de datos con los referidos Hoteles, por medio de la firma de las Cláusulas Contractuales Tipo.

Legitimación:
Este tratamiento sólo será realizado en caso de contar con el consentimiento del cliente. El cliente podrá retirar su consentimiento siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado VI.

5. Gestión de reclamaciones de clientes.
El Hotel tratará los datos incluidos en las reclamaciones interpuestas por los clientes con el objeto de tramitar dichas reclamaciones pudiendo ofrecer descuentos o condiciones más beneficiosas en ulteriores estancias para compensar los perjuicios que pueda haber sufrido el cliente en el Hotel.

En su caso, la información relativa a la reclamación puede ser comunicada a Barceló Gestión Hotelera a fin de ofrecer una solución satisfactoria al cliente. Bajo el mismo fin y en el supuesto de que el cliente pueda haber sufrido un perjuicio indemnizable, BGH comunicará esta información a la entidad aseguradora contratada de cara a gestionar el siniestro sufrido por el cliente.

Legitimación
: Este tratamiento es necesario para la ejecución del contrato. 

6.  Comunicación de datos a Barceló Gestión Hotelera para la atención al cliente
. Barceló Gestión Hotelera dispone de un servicio de atención al cliente para la resolución de peticiones generadas por los clientes o potenciales de los hoteles, tanto en relación a informaciones previas a la contratación de reservas como en relación a cuestiones que puedan surgir en relación con la reserva realizada o los servicios ofrecidos por los hoteles. En su caso, las peticiones remitidas por los clientes al Hotel podrán ser derivada a Barceló Gestión Hotelera con el fin de asegurar una gestión centralizada a nivel Grupo.

Legitimación
: Este tratamiento es necesario para la ejecución del contrato.


7. 
Comunicación de datos a Barceló Gestión Hotelera para fines administrativosPara fines de contabilización, realización de auditorías internas o valoraciones internas de negocio, el Hotel podrá comunicar los datos de sus clientes a BGH. Dado que el Hotel sólo tratará estos datos con el fin de llevar a cabo procesos administrativos, estadísticos, de valoración interna de negocio o auditorías a nivel corporativo, el cliente no se verá perjudicado en ningún caso por dichos tratamientos ni tampoco se verán afectados sus derechos en materia de protección de datos. El Hotel realizará la mencionada comunicación de datos en base a su interés legítimo y así poder mejorar la prestación de sus servicios.


8. Remisión de encuestas de calidad. El cliente dispone de formularios en los que puede rellenar encuestas de forma anónima o identificativa. En este último caso, el Hotel tratará la información relativa al titular de la encuesta y su opinión para la mejora de los servicios prestados en el Hotel, pudiendo comunicarla a Barceló Gestión Hotelera con el fin de mejorar nuestros servicios a nivel Grupo, tanto el Hotel de referencia como en otros hoteles. Esta información también podrá ser comunicada con fines comerciales en base a lo dispuesto en la finalidad 3 del presente apartado, siempre y cuando el cliente haya otorgado su consentimiento para esta finalidad.

Legitimación: Este tratamiento se basa en el interés legítimo del Hotel. El cliente siempre podrá oponerse a recibir este tipo de comunicaciones siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado VI.


9. 
Realización de controles para la detección de actividades fraudulentas. Con el fin de llevar un control y seguimiento de actuaciones que puedan constituir fraude, el Hotel informa que lleva a cabo un análisis de las transacciones que se realizan en el Hotel con el fin de identificar y analizar más en detalle aquellas que detecte como sospechosas de ser fraudulentas.  En su caso, el Hotel podría dar acceso a esta información a Barceló Gestión Hotelera como asesora jurídica del hotel.

Legitimación:
Este tratamiento se basa en el interés legítimo del Hotel, puesto que lleva a cabo un control y seguimiento de todas las operaciones realizadas por sus clientes para la detección de posibles conductas fraudulentas en las transacciones que se realizan durante el proceso de contratación. El cliente podrá oponerse al tratamiento de datos siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado VI.


10. Comunicación de sus datos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Por obligación legal, el Hotel debe comunicar la información relativa a los clientes ocupantes de las habitaciones a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, quienes tratarán su información bajo sus propias finalidades y legitimaciones.


Legitimación: Este tratamiento será realizado bajo obligación legal aplicada al Hotel establecida por la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, el Convenio Schengen y la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.

11. Procedimientos judiciales o administrativos. El Hotel, ante posibles procedimientos judiciales o administrativos que pudieran derivarse a raíz de servicios ofertados o prestados por parte del mismo, tratará aquella información necesaria para presentar las alegaciones oportunas, ejercer su derecho de defensa o interponer aquellas reclamaciones que estime convenientes en función de los hechos acontecidos.

Legitimación
: Este tratamiento se basa en obligaciones legales, marcadas por las normas administrativas (principalmente, la Ley de Procedimiento Administrativo Común) o resulta necesario para que el Hotel pueda ejercer su legítimo derecho a la tutela judicial efectiva, tanto en su derecho de defensa como en la interposición de reclamaciones judiciales que estime oportuna, basándose en la Ley de Enjuiciamiento Civil o la Ley de Enjuiciamiento Criminal.

12. Gestión de incidencias del sistema. El Hotel tratará aquella información necesaria de sus clientes para gestionar cualquier incidencia reportada o que el propio Hotel detecte por sus propios medios (incluyendo aquellas incidencias que puedan detectar sus prestadores de servicios). Dicho tratamiento de datos únicamente será realizado con el fin de solucionar la incidencia y solucionar aquellos problemas derivados de la misma. El Hotel entiende que ostenta un interés legítimo para prevenir la seguridad de sus activos informáticos, así como para solucionar incidencias que pongan en riesgo dicha seguridad o la continuidad de la prestación de los servicios ofrecidos a sus clientes.

Legitimación: Este tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos del Hotel. En cualquier momento el cliente podrá oponerse a que sus datos sean tratados con esta finalidad siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado VI.

13. Tratamiento de datos relativos a videovigilancia
. Este tratamiento será realizado conforme a la cláusula informativa relativa a videovigilancia, a disposición del cliente previa solicitud en recepción.

14. Tratamiento de datos Aplicación Barceló. Este tratamiento se regulará a través de la Política de Privacidad que se encuentra en la propia Aplicación.

BGH le enviará a su correo electrónico un enlace mediante el cual podrá descargarse la Aplicación Barceló. A través de la Aplicación Barceló el cliente tendrá a su disposición información general del Hotel así como solicitar información de los distintos servicios que ofrece el Hotel.

Legitimación: Este tratamiento se basa en el interés legítimo del Hotel, puesto que en caso de que el cliente descargue la Aplicación Barceló tendrá a su disposición informativa relativa al Hotel.

III.- ¿Con qué finalidad y legitimación trata Barceló Gestión Hotelera los datos del cliente?

1. Envío de comunicaciones comerciales por cualquier medio con ofertas relacionadas con los siguientes productos y/o servicios:

· Aquellos que ya tenga contratados o haya contratado en con el Hotel.

· Aquellos que el cliente pueda disfrutar en el Hotel (p.ej., mobiliario de la habitación reservada).

· Aquellos relacionados con el turismo y el ocio, como actividades culturales, excursiones, eventos deportivos, etc.

En base a la información recibida por BGH por parte del Hotel, los datos personales podrán ser tratados para la elaboración de perfiles (ej. preferencias de productos en base a consumos en el Hotel, encuestas cumplimentadas en el Hotel…) cuyos resultados permitan la confección y análisis de productos personalizados, a través de segmentación en distintos grupos en relación a patrones comunes. Dichos perfilados serán utilizados únicamente para enviarle comunicaciones personalizadas sobre los productos y servicios arriba indicados. Este tratamiento no afectará a aquellas comunicaciones comerciales que BGH dirija al cliente en base a su interés legítimo, tal y como se describe en la cláusula informativa facilitada por BGH en la reserva de un Hotel de la red de Barceló a través de sus canales propios (página web, teléfono, correo electrónico).

Legitimación: Este tratamiento solo será realizado si BGH cuenta con el consentimiento del cliente, excepto en el caso en que el interesado sea cliente de BGH y ya haya contratado servicios con esta entidad. El cliente podrá retirar su consentimiento siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado VI.

2. Gestión de reclamaciones de clientes. Para gestionar de manera centralizada aquellas reclamaciones que el cliente interponga en relación con los servicios contratados en los hoteles, BGH recibirá la información relativa a la reclamación generada en el hotel, con el objeto de tramitar dicha reclamación y poder ofrecer una solución adecuada al cliente, pudiendo ofrecer descuentos o condiciones más beneficiosas en ulteriores estancias para compensar los perjuicios sufridos. De este modo, BGH precisa acceder a la información generada por parte del cliente en el hotel para atender adecuadamente la reclamación interpuesta.

En su caso, si la reclamación obedece a perjuicios indemnizables sufridos por el cliente, BGH comunicará esta información a la entidad aseguradora contratada por BGH de cara a gestionar el siniestro sufrido por parte del cliente.

Legitimación:
Este tratamiento resulta necesario para la ejecución del contrato con el Hotel, de acuerdo con la descripción de la presente finalidad en lo que respecta al tratamiento efectuado por BGH.

3. Atención al cliente. BGH dispone de un servicio de atención al cliente para la resolución de peticiones generadas por los clientes o potenciales, en relación a cuestiones sobre servicios ofrecidos por los hoteles.

Legitimación:
Este tratamiento resulta necesario para la ejecución del contrato con el Hotel, de acuerdo con la descripción de la presente finalidad en lo que respecta al tratamiento efectuado por BGH.

4. Vigilancia de reputación online
. BGH podrá, en base a la información del Hotel recibida, realizar comprobaciones de las valoraciones que los clientes realicen en páginas web como TripAdvisor y similares, de cara a vigilar su reputación online y poder tomar decisiones de negocio para la mejora continua de sus servicios, pudiendo contactar en caso de experiencias negativas para proponer posibles soluciones. BGH entiende que ostenta un interés legítimo para la mejora de sus servicios y protección de su marca.

Legitimación:
Este tratamiento se basa en el interés legítimo de BGH de vigilar la reputación de su marca en Internet y poder solventar reclamaciones y quejas dirigidas en webs como las indicadas. El cliente tendrá derecho a oponerse a este tratamiento de datos personales siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado VI.

5. Alta del usuario en myBarceló. BGH tratará aquella información identificativa necesaria para posibilitar el alta del usuario en su plataforma myBarceló, destinada a que el usuario pueda disfrutar de determinados descuentos en la contratación de productos de BGH, consultar información relativa a los hoteles o disfrutar de servicios únicamente destinados a los usuarios de myBarceló.

En su caso, aquellos usuarios que alcanzasen el nivel myBarceló Unique podrían:

· Recibir regalos especiales para recompensar la utilización de los beneficios y condiciones especiales que ofrece myBarceló.

· Facilitar los datos personales de un tercero para que el mismo pueda disfrutar de descuentos en la contratación de productos de BGH.

En caso de que el usuario quiera registrarse identificándose a través de Facebook, Google + o Twitter, debe saber que en dicho caso tales entidades nos facilitarán, la información relativa a su identificación (nombre, apellidos y/o ID de la red en cuestión), así como aquella información que el usuario quiera compartir en el momento de formalizar su alta a través de este medio.

Legitimación
: este tratamiento solo será realizado si BGH cuenta con el consentimiento del usuario.

Sin perjuicio de lo anterior, BGH enviará los regalos especiales a los usuarios nivel. Unique en base a un interés legítimo, considerando la vinculación entre BGH y el usuario y la utilización por parte del usuario de las condiciones especiales que ofrece myBarceló. En cualquier momento el usuario tendrá derecho a oponerse a este tratamiento de datos personales siguiendo las instrucciones marcadas en el apartado VI.

En el caso de que el usuario nivel Unique facilite datos personales de un tercero conforme se indica en este párrafo, dicho usuario garantiza la veracidad de la información comunicada a BGH, así como haber informado a dicho tercero y obtenido, en su caso, su consentimiento expreso para la mencionada cesión.

Al darse de alta en el Programa de Fidelidad de myBarceló, el usuario recibirá un SMS ofreciéndole la opción de subscribirse al Programa de alertas SMS de BGH, BGH Alerts. El Programa envía a los usuarios subscritos alertas por SMS relacionadas con actualizaciones de sus estancias y alertas relativas a promociones y carrito abandonado. Para subscribirse al Programa BGH Alerts, el usuario debe haberse dado de alta en el Programa de Fidelidad MyBarceló y responder con YES al SMS recibido para confirmar la subscripción al Programa de BGH Alerts. Para solicitar ayuda del Programa deberán enviar un SMS con la palabra HELP. Para solicitar la Baja del Programa deberán enviar un SMS con la palabra STOP. La frecuencia de mensajes que recibirá el usuario subscrito al Programa de BGH Alerts es de dos mensajes al mes. Se podrá aplicar la tarifa de datos y/o mensajes que establezca su operador.

Legitimación: Este tratamiento sólo será realizado si BGH cuenta con el consentimiento del usuario al enviar YES confirmando su subscripción al Programa.

6. Tratamiento de datos Aplicación Barceló. Este tratamiento se regulará a través de la Política de Privacidad que se encuentra en la propia Aplicación

7. Tratamiento de datos relativos al acceso a la red Wi-Fi proporcionada por BGH
: Este tratamiento será realizado conforme a la política de privacidad aceptada por el cliente en la utilización de los servicios Wi-Fi ofrecidos en los hoteles.

 

IV.- ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?

Los datos personales a los que se tenga acceso se tratarán mientras se mantenga la relación contractual. Tras ello, el Hotel conservará los datos personales una vez terminada su relación contractual, debidamente bloqueados, para su puesta a disposición de las Administraciones Públicas competentes, Jueces y Tribunales o el Ministerio Fiscal durante el plazo de prescripción de las acciones que pudieran derivarse de la relación mantenida con el cliente y/o los plazos de conservación previstos legalmente. El Hotel procederá a la supresión física de sus datos una vez transcurridos dichos plazos.

Por su parte, BGH tratará aquella información facilitada por el Hotel, en base a la ejecución del contrato o un interés legítimo, según corresponda en cada caso, conservándola hasta que hayan podido cumplirse las finalidades para las cuales fueron recogidos.

Por otro lado, con respecto a los datos tratados por BGH que hayan sido cedidos por el Hotel en base al consentimiento del cliente, BGH conservará dicha información mientras no se retire el consentimiento o solicite el derecho de supresión.

En todo caso, una vez se hayan visto cumplidas las finalidades indicadas, se retire el consentimiento o se ejerza el derecho de supresión, tanto BGH como el Hotel conservarán los datos personales, debidamente bloqueados, para atender posibles requerimientos de Administraciones Públicas y judiciales, de acuerdo con lo establecido por la normativa de protección de datos vigente.

V.- ¿A quiénes comunicaremos sus datos?

El Hotel podrá comunicar los datos a:

· BGH y sociedades titulares de los hoteles de la red de Barceló. Esta comunicación puede suponer la realización de una transferencia internacional de datos según ya se ha indicado.

· Organismos Públicos competentes, Jueces y Tribunales, en especial, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.

· Al margen de las anteriores comunicaciones de datos, el Hotel cuenta con la colaboración de algunos terceros proveedores de servicios que tienen acceso a los datos personales de los clientes y que tratan los referidos datos en nombre y por cuenta de BGH como consecuencia de su prestación de servicios. En concreto, el Hotel contratará la prestación de servicios por parte de terceros proveedores que desempeñan su actividad, a título enunciativo y no limitativo, en los siguientes sectores: asesoramiento jurídico, empresas de servicios profesionales multidisciplinares, empresas proveedoras de servicios tecnológicos, empresas proveedoras de servicios informáticos.

Barceló Gestión Hotelera
podrá comunicar los datos a:

· Correduría de seguros y sociedad aseguradora de BGH en caso de que el cliente sufra un perjuicio indemnizable.

· Organismos Públicos competentes, Jueces y Tribunales.

· Al margen de las anteriores comunicaciones de datos, BGH cuenta con la colaboración de algunos terceros proveedores de servicios que tienen acceso a los datos personales de los clientes y que tratan los referidos datos en nombre y por cuenta de BGH como consecuencia de su prestación de servicios. En concreto, BGH contratará la prestación de servicios por parte de terceros proveedores que desempeñan su actividad, a título enunciativo y no limitativo, en los siguientes sectores: asesoramiento jurídico, empresas de servicios profesionales multidisciplinares, empresas proveedoras de servicios tecnológicos, empresas proveedoras de servicios informáticos. Entre proveedores se encuentra Salesforce Inc., entidad ubicada en Estados Unidos y adherida al Privacy Shield.

VI.- ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

El cliente puede ejercitar, si lo desea, los derechos de acceso, rectificación y supresión de datos, así como solicitar que se limite el tratamiento de sus datos personales, oponerse al mismo, solicitar la portabilidad de sus datos, así como no ser objeto de decisiones individuales automatizadas.

En todo caso, el cliente es informado que la gestión de aquellas solicitudes relativas a ejercicio de derechos relativos al tratamiento de datos personales serán tramitadas por el Delegado de Protección de Datos situado en c/ Josep Rover Motta, 27, 07006, en Palma de Mallorca o bien mediante el envío de un correo electrónico a la dirección dpo@barcelo.com adjuntando en ambos casos a esta solicitud, copia de su DNI, NIF o documento oficial que le identifique.


El cliente podrá, en relación a aquellos tratamientos que estén basados en la obtención de su consentimiento, retirar su consentimiento a través del procedimiento que se detalla en el párrafo anterior.

VII.- ¿Cómo hemos obtenido sus datos?

El Hotel ha recibido la información relativa al interesado a través de:

(i) Barceló Gestión Hotelera, si los servicios del Hotel han sido solicitados a través de la página web de BGH, canales telefónicos o e-mail.


(ii) Terceros ajenos a BGHarceló, tales como turoperadores, agencias o entidades como Expedia, Booking o similares.

VIII.- ¿Ante que autoridad puede ejercitar sus reclamaciones?

El cliente puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en relación con la respuesta que haya recibido del hotel y Barceló Gestión Hotelera al atender sus derechos.

En todo caso, el cliente es informado que la gestión de las reclamaciones en materia de tratamiento de datos personales serán tramitadas por el Delegado de Protección de Datos de Barceló Gestión Hotelera, S.L. y situado en c/ Josep Rover Motta, 27, 07006, en Palma de Mallorca o bien mediante el envío de un correo electrónico a la dirección dpo@barcelo.com adjuntando en ambos casos a esta solicitud, copia de su DNI, NIF o documento oficial que le identifique.

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